Punctul de
plecare
Ce am
construit
/ Contextul clientului
/ Provocarea
Intensa avea nevoie să elimine munca manuală, să reducă riscul de erori, să centralizeze datele și să ofere cursanților o experiență mai simplă, mai rapidă și mai fluentă.
Principalele provocări erau:
/ Obiectivele proiectului
Platforma trebuia să devină centrul operațional al businessului Intensa, obiectivele principale au fost:
/ Soluția Webaround
Timp salvat calculat în timp real
Platforma include un indicator de timp salvat, care arată în timp real impactul automatizărilor implementate asupra activității Intensa.
Calculul este realizat pe baza unor automatizări concrete, ușor de estimat, pentru care s-a putut măsura realist timpul economisit lunar. Pentru fiecare funcționalitate a fost salvată data implementării, iar platforma calculează automat timpul economisit de atunci până în prezent.
Indicatorul afișează și rata de incrementare, adică timpul economisit cu fiecare secundă care trece. La momentul capturii, automatizările economiseau 0,4531 secunde în fiecare secundă, echivalent cu o optimizare de 45,31% doar din procesele repetitive automatizate, fără a include beneficiile suplimentare aduse de centralizare, raportare și funcționalitățile noi devenite posibile prin platformă.
Dashboard de business
Dashboardul oferă o imagine de ansamblu asupra activității curente și viitoare.
Echipa poate vedea rapid:
Interfața a fost gândită astfel încât informațiile urgente și importante să fie vizibile imediat, fără căutări în fișiere sau verificări manuale.
Gestiunea cursurilor
Platforma permite administrarea completă a fiecărui curs.
Pentru fiecare curs pot fi gestionate:
Această structură ajută echipa să urmărească mai clar performanța fiecărui curs și să ia decizii bazate pe date.
Gestiunea cursanților
Fiecare cursant are o fișă completă în platformă.
Aceasta include:
Astfel, orice informație despre un cursant poate fi accesată rapid, fără verificări în mai multe surse.
Pachete de cursuri și vouchere
Platforma permite gestionarea pachetelor de cursuri, a voucherelor și a fluxului de plată, astfel încât echipa să poată administra oferte, reduceri și combinații de produse educaționale într-un mod flexibil.
Cursantul poate vedea produsele selectate, totalul comenzii, opțiunile de plată, câmpul pentru voucher și informațiile necesare finalizării înscrierii. Această funcționalitate simplifică procesul comercial și oferă o evidență clară asupra beneficiilor, reducerilor și produselor asociate fiecărui cursant.
Task-uri interne
Pentru organizarea activității operaționale, platforma include un sistem de task-uri interne structurate pe liste, cu deadline-uri și statusuri vizuale.
Echipa poate adăuga liste și task-uri, poate urmări activitățile restante, apropiate de termen sau finalizate, iar fiecare task poate fi bifat sau marcat ca neaplicabil. Platforma păstrează istoricul acțiunilor, inclusiv cine a modificat task-ul și la ce oră, transformând sistemul într-un instrument clar de coordonare și responsabilizare internă.
Lectori și parteneri
Platforma centralizează informațiile despre lectorii și partenerii Intensa.
Pot fi gestionate:
Această funcționalitate oferă mai mult control asupra relațiilor cu partenerii și reduce timpul necesar pentru verificări administrative.
Emailuri automate și programate
Una dintre cele mai importante automatizări este sistemul de notificări prin email.
Înainte, pentru fiecare cursant se trimiteau manual aproximativ 10-15 emailuri cu informații despre curs, organizare, plăți, termene sau materiale.
Acum, aceste comunicări sunt definite o singură dată și trimise automat la date calculate dinamic, în funcție de regulile fiecărui curs.
Platforma păstrează și istoricul emailurilor trimise, astfel încât echipa poate verifica rapid ce comunicări a primit fiecare cursant.
Rapoarte financiare
Platforma include rapoarte financiare care oferă claritate asupra încasărilor, plăților, comenzilor, facturilor și rambursurilor.
Echipa poate urmări mai ușor:
Această componentă ajută la luarea deciziilor mai rapid și mai informat.
Integrări externe
Platforma a fost conectată cu servicii externe relevante pentru activitatea Intensa, precum:
Prin aceste integrări, multe operațiuni care înainte necesitau intervenție manuală sunt acum declanșate automat.
Am început cu înțelegerea procesului real de lucru al echipei Intensa
În prima etapă, am analizat cum se gestionau cursurile, înscrierile, plățile, facturile, grupele, lectorii, feedback-urile și comunicarea cu participanții. Apoi am transformat aceste fluxuri într-o structură tehnică clară: module, roluri, baze de date, interfețe, automatizări și integrări.
Analiză și discuții inițiale
Definirea fluxurilor și funcționalităților
Proiectarea structurii platformei
UX/UI pentru zonele principale
Dezvoltare backend și frontend
Integrarea cu servicii externe
Testare
Lansare
Mentenanță și dezvoltări ulterioare
Platforma a fost dezvoltată incremental, astfel încât echipa Intensa să poată valida funcționalitățile importante înainte de lansarea finală și să adauge ulterior module noi, în funcție de nevoile businessului.
Rezultate Vizbile
Platforma custom dezvoltată pentru Intensa a avut un impact direct asupra eficienței operaționale. Prin această platformă, Intensa are acum claritate asupra întregului business: cursuri, cursanți, comenzi, plăți, facturi, lectori, task-uri, comunicări și rapoarte financiare.
Impactul pentru business
Platforma nu a fost doar un instrument administrativ, ci o infrastructură digitală care susține creșterea businessului.
Intensa poate gestiona mai ușor un număr mare de cursanți, poate automatiza comunicările importante, poate urmări situațiile financiare în timp real și poate lua decizii mai rapid, pe baza unor date centralizate.
În loc ca echipa să piardă timp cu operațiuni repetitive, platforma permite concentrarea pe activitățile cu impact real: organizarea cursurilor, comunicarea cu participanții, îmbunătățirea experienței cursanților și dezvoltarea businessului.
Toate procesele au devenit mult mai puțin dependente de angajați, iar fluctuațiile de personal au un impact mult mai mic asupra stabilității businessului.
1.
Reducerea timpului pierdut pe task-uri repetitive
5.000+ ore salvate
2.
Eliminarea comunicărilor operaționale manuale
10.000+ emailuri trimise automat
3.
Fluxuri interne mai rapide și mai predictibile
30+ procese automatizate
4.
Informații disponibile într-un singur sistem
100+ tipuri de date centralizate
5.
Gestiune scalabilă pentru un volum mare de participanți
4.000+ cursanți procesați
6.
Flux comercial și operațional mai eficient
5.000+ comenzi procesate
7.
Claritate asupra încasărilor, cheltuielilor și performanței
Rapoarte financiare în timp real
Concluzie
Ai nevoie de o platformă custom pentru businessul tău?
Dacă procesele tale sunt gestionate în Exceluri, emailuri, documente separate sau aplicații care nu comunică între ele, o platformă web custom poate centraliza datele și automatiza munca repetitivă.
Webaround proiectează și dezvoltă platforme web adaptate fluxurilor reale de lucru: dashboarduri, automatizări, integrări, plăți online, rapoarte, roluri de utilizatori și module personalizate.
Programează o discuție cu noi și hai să vedem cum putem transforma procesele tale într-o platformă scalabilă.
