ERP custom vs

Când o companie ajunge să aibă nevoie de un ERP, prima întrebare este de obicei ce produs să aleagă. Există însă și o a doua variantă: dezvoltarea unui sistem adaptat proceselor proprii.

Nu cred că răspunsul corect este că un ERP custom este automat mai bun. În foarte multe situații, un ERP standard este exact alegerea potrivită. Are deja ani de dezvoltare în spate, rezolvă procese comune, este actualizat constant și poate fi implementat mult mai repede decât un produs construit de la zero.

Dezvoltarea custom începe să aibă sens atunci când diferența dintre modul în care funcționează compania și modul în care a fost gândit software-ul standard devine suficient de mare încât echipa începe să lucreze în jurul sistemului, nu cu ajutorul lui.

În articolul acesta analizăm unde este limita dintre cele două variante și ce ar trebui evaluat înainte să investești într-un ERP propriu.

Ce înțelegem prin ERP standard?

Un ERP standard este un produs dezvoltat pentru a acoperi procese întâlnite în mai multe companii. În funcție de soluție, poate include contabilitate, facturare, stocuri, gestiuni, achiziții, vânzări, clienți, furnizori, producție, resurse umane sau alte module.

Avantajul evident este că nu pornești de la zero. Funcționalitățile principale există deja, iar produsul a fost folosit și testat de alte companii.

Pentru un business ale cărui procese sunt relativ apropiate de ceea ce ERP-ul oferă în mod implicit, aceasta este de cele mai multe ori varianta mai eficientă.

Problemele apar atunci când compania începe să aibă nevoie de multe excepții, fluxuri proprii, integrări sau operații pe care produsul standard nu le poate reprezenta suficient de bine.

Ce este un ERP custom?

Un ERP custom este un sistem construit în jurul proceselor unei anumite companii sau al unui anumit model de business.

Asta nu înseamnă neapărat că trebuie să reconstruim contabilitatea, fiscalitatea și toate funcționalitățile unui ERP matur. În multe proiecte, soluția custom se ocupă de partea operațională specifică, iar pentru contabilitate sau documentele fiscale se păstrează un sistem existent.

De exemplu, putem avea o platformă internă care gestionează comenzile, stocul operațional, aprobările, producția, livrările și rapoartele, dar care transmite în continuare informațiile necesare către un ERP sau software contabil existent.

Acest model hibrid este deseori mai realist decât ideea de a înlocui absolut totul.

Dacă procesele companiei justifică însă un sistem propriu mai amplu, putem vorbi despre dezvoltarea unui ERP custom care devine aplicația principală de lucru pentru echipă.

Prima întrebare: procesele tale sunt standard sau reprezintă un avantaj al companiei?

Nu orice proces diferit trebuie automatizat într-un software propriu.

Dacă modalitatea în care compania emite o factură este practic aceeași ca în alte mii de firme, nu există neapărat valoare în a construi acea funcționalitate de la zero.

În schimb, dacă modul în care sunt calculate ofertele, alocate comenzile, planificată producția sau gestionate relațiile dintre departamente reprezintă o parte importantă din modul în care funcționează businessul, aici dezvoltarea custom poate avea mult mai mult sens.

Încercăm să facem această diferență încă din etapa de analiză: ce este un proces generic și ce este un proces specific companiei?

Când ERP-ul standard este de obicei alegerea mai bună

Există multe situații în care nu aș recomanda construirea unei soluții proprii.

Dacă firma are nevoie în principal de facturare, contabilitate, gestiune, achiziții și alte procese standard, un ERP matur oferă deja foarte multă funcționalitate la un cost greu de egalat prin dezvoltare custom.

La fel, dacă echipa se poate adapta rezonabil la fluxurile software-ului fără să creeze operații suplimentare sau compromisuri importante, investiția într-un produs propriu poate fi inutilă.

Un alt argument important este timpul. Dacă sistemul trebuie implementat într-o perioadă foarte scurtă, configurarea unei soluții existente poate fi mult mai realistă decât analiza, dezvoltarea, testarea și migrarea către un ERP custom.

Când începe să aibă sens un ERP custom?

Semnalul principal apare atunci când procesele importante ale companiei sunt gestionate în afara ERP-ului.

Poate exista un ERP pentru partea administrativă, dar echipa lucrează în Excel-uri, email, WhatsApp și aplicații separate pentru operațiunile de zi cu zi.

De exemplu, comenzile pot fi introduse în ERP, dar repartizarea lor între colegi este urmărită într-un spreadsheet. Statusul proiectului se discută pe email, aprobările vin prin mesaje, iar raportul final este construit manual din trei exporturi.

În acest punct, problema nu mai este lipsa unui ERP. Problema este că sistemul existent nu acoperă suficient de bine fluxul operațional.

Prea multe workaround-uri sunt un semn important

Orice software are limite și este normal ca o companie să își adapteze uneori procesul. Devine o problemă atunci când workaround-urile sunt regula.

Dacă pentru a finaliza o comandă utilizatorul trebuie să exporte un Excel, să modifice informații manual, să le trimită unui coleg și apoi să introducă rezultatul într-o altă aplicație, avem un proces care poate merita reproiectat.

La fel, dacă angajații păstrează permanent fișiere paralele deoarece nu au încredere că ERP-ul le oferă informația de care au nevoie, valoarea reală a sistemului scade.

Într-o astfel de situație, nu este suficient să întrebăm ce funcționalitate lipsește. Trebuie să înțelegem întregul proces.

Un ERP custom nu trebuie să copieze ERP-ul existent

Una dintre cele mai costisitoare abordări ar fi să luăm un ERP standard cu sute de funcții și să încercăm să îl reconstruim identic doar ca să avem control asupra codului.

Dezvoltarea custom este justificată atunci când construim exact ce are nevoie compania, nu când recreăm inutil module mature care există deja pe piață.

Dacă firma folosește deja un software bun pentru contabilitate, putem păstra acel software și construi sistemul operațional deasupra lui.

Platforma poate gestiona comenzile, fluxurile interne și automatizările, iar prin integrarea API poate trimite către ERP informațiile necesare.

Flexibilitatea este principalul avantaj al unei soluții custom

Într-un produs standard, compania se adaptează într-o anumită măsură la structura software-ului. Într-un produs custom putem porni invers: analizăm procesul și construim software-ul în jurul lui.

Dacă există cinci tipuri de comenzi care trec prin fluxuri diferite, putem reprezenta exact aceste reguli. Dacă fiecare departament trebuie să vadă alte informații, putem configura rolurile corespunzător. Dacă un anumit status trebuie să declanșeze automat o operație externă, putem integra acea logică direct în proces.

Flexibilitatea aceasta este valoroasă mai ales pentru companii care au crescut suficient încât propriul mod de operare a devenit mai complex decât modelul oferit de un produs generalist.

Dar flexibilitatea are și un cost

Software-ul custom nu vine gratuit cu toate avantajele unui produs matur.

Trebuie analizat, proiectat, implementat, testat și întreținut. Orice funcționalitate nouă trebuie dezvoltată, iar schimbările legislative sau tehnice care afectează sistemul trebuie urmărite.

De aceea, custom nu este alegerea bună doar pentru că „putem face exact ce vrem”. Întrebarea este dacă beneficiul flexibilității justifică investiția pe termen lung.

Costul nu trebuie comparat doar prin prețul licenței

Atunci când comparăm un ERP standard cu unul custom, este tentant să punem față în față costul abonamentului și costul dezvoltării.

Asta nu spune însă întreaga poveste.

Trebuie să evaluăm și costul operațional al proceselor actuale. Dacă zece angajați pierd zilnic timp mutând manual informații între sisteme, acel timp are un cost. La fel au erorile, întârzierile, lipsa vizibilității și rapoartele construite manual.

Un ERP standard mai ieftin poate ajunge costisitor dacă necesită permanent muncă în afara sistemului. În același timp, un ERP custom foarte complex poate să nu își justifice niciodată investiția dacă problemele pe care le rezolvă sunt minore.

Calculează costul total pe câțiva ani

O analiză realistă ar trebui să includă costurile pe o perioadă mai lungă, nu doar primul an.

Într-un produs standard pot exista costuri crescătoare pe măsură ce adăugăm utilizatori, module sau volum. Într-un produs custom investiția inițială este de regulă mai mare, dar modelul de cost este diferit.

Nu există un câștigător universal. Calculul depinde de companie.

Integrarea cu sistemele existente poate decide alegerea

Foarte rar ERP-ul funcționează complet izolat.

Compania poate avea CRM, magazin online, platformă B2B, aplicații de curierat, procesatori de plăți, sisteme de producție sau alte servicii.

Dacă ERP-ul standard oferă un API bun și poate fi conectat ușor, acesta este un avantaj important.

Dacă, în schimb, lipsa integrărilor obligă echipa să importe și să exporte permanent fișiere, trebuie să includem și această limitare în decizie.

Uneori nu avem nevoie de un ERP nou. Putem păstra sistemul existent și construi o platformă web custom care centralizează procesele și comunică în fundal cu ERP-ul.

Un ERP standard poate fi adaptat suficient de mult

Înainte să construim un sistem propriu, merită verificat cât de configurabil este produsul existent.

Multe ERP-uri permit câmpuri custom, workflow-uri, module suplimentare, automatizări și integrare prin API. Uneori este suficientă o implementare mai bună a soluției existente.

Dacă problema poate fi rezolvată prin configurare și câteva integrări, dezvoltarea unui ERP complet custom nu este justificată.

Diferența apare atunci când ajungem să forțăm permanent produsul să facă lucruri pentru care nu a fost proiectat.

Cât de des se schimbă procesele companiei?

Într-un business care evoluează rapid, flexibilitatea poate deveni foarte importantă.

Pot apărea noi modele de tarifare, noi tipuri de clienți, fluxuri de aprobare, noi canale de vânzare sau integrări.

Dacă fiecare modificare necesită negocieri cu furnizorul ERP, dezvoltarea unui modul separat și așteptare de câteva luni, compania poate ajunge limitată de software.

Într-o soluție custom există mai mult control asupra roadmap-ului. Putem prioritiza funcționalitățile după impactul asupra businessului.

În schimb, această libertate înseamnă că trebuie să existe și responsabilitate pentru dezvoltarea produsului. Cineva trebuie să decidă ce merită construit și ce nu.

Controlul asupra datelor și infrastructurii

În funcție de produsul ales, un ERP standard poate fi SaaS, găzduit de furnizor sau instalat în infrastructura companiei.

Pentru anumite organizații, modul în care sunt stocate datele, accesul la baza de date și posibilitatea de export pot deveni criterii importante.

Într-o aplicație custom putem controla mai bine arhitectura și integrarea cu infrastructura proprie, dar asta nu înseamnă automat securitate mai bună. Securitatea depinde de modul în care sistemul este proiectat, dezvoltat și administrat.

Vendor lock-in există în ambele variante

Se vorbește des despre dependența față de furnizor atunci când alegem un ERP standard. Dacă datele sunt într-un format greu de exportat sau integrarea depinde de module proprietare, migrarea poate deveni dificilă.

Dar și un sistem custom poate genera dependență dacă este construit fără documentație, fără standarde și într-un mod pe care doar dezvoltatorul inițial îl poate înțelege.

De aceea, dacă alegi custom, sunt importante lucruri precum documentarea, accesul la cod, backup-urile, arhitectura coerentă și posibilitatea ca proiectul să fie întreținut și în viitor.

ERP custom nu înseamnă că totul trebuie dezvoltat manual

Software-ul modern este construit din multe componente existente.

Nu dezvoltăm propriul server de email dacă putem integra un serviciu dedicat și nu construim un procesator de plăți dacă există soluții mature pentru acest lucru.

Același principiu se aplică și ERP-ului. Dezvoltăm logica specifică businessului și integrăm servicii externe pentru funcționalitățile standard acolo unde este mai eficient.

Un produs custom bun nu încearcă să reinventeze totul.

Când ai nevoie mai degrabă de o platformă operațională decât de un ERP nou

Este o situație pe care merită să o separăm.

Compania poate spune că are nevoie de un ERP custom, dar după analiza proceselor putem descoperi că ERP-ul actual își face bine treaba pentru stocuri, gestiune și contabilitate.

Problema este de fapt ceea ce se întâmplă înainte și după aceste operații.

Poate lipsi un sistem pentru ofertare, proiecte, aprobări, task-uri, relația cu clienții sau centralizarea datelor.

În acest caz construirea unei platforme operaționale conectate cu ERP-ul poate fi mai rapidă, mai sigură și mai ieftină decât înlocuirea lui.

ERP custom și CRM custom nu trebuie amestecate fără motiv

Un ERP poate avea informații despre clienți, dar asta nu înseamnă că trebuie să gestioneze și întregul proces comercial.

Dacă vânzările au pipeline-uri complexe, activități, follow-up-uri și automatizări proprii, poate exista în continuare un CRM separat sau un CRM custom.

Important este ca sistemele să nu dubleze responsabilitățile fără o regulă clară.

Am detaliat această problemă și în articolul despre diferențele dintre ERP, CRM și platformele custom.

Automatizarea proceselor poate schimba complet calculul

Unul dintre cele mai puternice motive pentru dezvoltarea unui sistem custom este posibilitatea de a automatiza procese care într-un ERP standard sunt greu de reprezentat.

O comandă poate trece automat prin validări, poate genera task-uri pentru anumite departamente, poate rezerva resurse, trimite informații către alte sisteme și alerta managementul atunci când apar excepții.

Valoarea nu vine din faptul că avem „mai multe funcționalități”, ci din reducerea intervenției manuale.

De aceea, atunci când analizăm un proiect ERP, ne uităm și la procesele de business care pot fi automatizate, nu doar la ecranele pe care trebuie să le construim.

Nu automatiza un proces prost doar pentru că este posibil

Software-ul poate executa foarte repede o regulă greșită.

Dacă procesul actual are aprobări inutile, pași redundanți sau responsabilități neclare, copierea lui exactă într-un ERP custom nu rezolvă problema.

Înainte de dezvoltare merită să simplificăm procesul acolo unde este posibil.

Uneori un pas există doar pentru că, în vechiul sistem, informația nu putea ajunge automat într-un anumit loc. Dacă noua platformă poate rezolva această limitare, procesul trebuie regândit, nu copiat.

Experiența utilizatorilor contează mai mult decât pare

Un ERP poate avea funcționalități foarte bune și totuși să fie o sursă constantă de frustrare dacă utilizatorii au nevoie de prea mulți pași pentru operațiile uzuale.

Într-o soluție custom putem proiecta interfața în jurul rolului fiecărei persoane.

Un operator de depozit nu trebuie să vadă aceleași informații ca managerul financiar. Un agent de vânzări poate avea o interfață concentrată pe clienți și comenzi, iar managementul poate vedea dashboard-uri și excepții.

Reducerea complexității interfeței poate avea un impact direct asupra timpului de lucru și a numărului de erori.

Rapoartele sunt un motiv frecvent pentru dezvoltare custom

În multe companii, datele există, dar nu pot fi analizate ușor.

Un raport lunar poate necesita exporturi din ERP, CRM și alte aplicații, urmate de ore de lucru în Excel.

O platformă proprie poate combina aceste informații și calcula indicatorii necesari automat.

Totuși, înainte să dezvoltăm zeci de rapoarte, trebuie să știm ce decizii trebuie să susțină. Un dashboard cu foarte multe grafice nu este automat mai util.

Ce trebuie să se întâmple dacă sistemul nu este disponibil?

Cu cât ERP-ul devine mai important pentru companie, cu atât indisponibilitatea lui are un impact mai mare.

Pentru un sistem custom trebuie să luăm în calcul backup-uri, monitorizare, infrastructură, proceduri de recovery și modul în care sunt tratate operațiile aflate în proces atunci când apare o eroare.

Aceste lucruri nu se văd într-un screenshot de prezentare, dar fac diferența între un prototip și un sistem pe care compania se poate baza zilnic.

Migrarea datelor este o parte importantă a proiectului

Dacă firma folosește deja un ERP sau mai multe aplicații, noul sistem nu pornește de obicei gol.

Trebuie stabilit ce date sunt migrate, cât istoric este necesar, cum sunt curățate duplicatele și cum verificăm că informațiile importate sunt corecte.

Nu toate datele vechi trebuie neapărat mutate. Uneori este mai sănătos să păstrăm sistemul vechi ca arhivă și să migrăm doar informațiile necesare activității curente.

Un ERP custom trebuie dezvoltat în etape

Nu recomand să încercăm să construim din prima toate funcționalitățile pe care compania crede că le va folosi în următorii cinci ani.

Este mai sigur să identificăm procesele cu cel mai mare impact și să dezvoltăm sistemul progresiv.

Prima etapă poate include comenzile, utilizatorii, rolurile și un flux operațional important. Ulterior putem adăuga gestiuni, rapoarte, automatizări, integrări sau alte module.

Această abordare reduce riscul și ne permite să ajustăm produsul pe baza modului în care este folosit efectiv.

Ce întrebări punem înainte să recomandăm un ERP custom?

Nu pornim de la întrebarea „ce module trebuie să aibă ERP-ul?”, ci încercăm să înțelegem unde există problema.

• Ce aplicații folosește compania în prezent?
• Ce procese sunt gestionate în afara lor?
• Unde se introduc aceleași date de mai multe ori?
• Ce operații consumă cel mai mult timp?
• Ce greșeli apar frecvent?
• Ce informații lipsesc managementului?
• Ce funcții ale ERP-ului actual sunt folosite și ce funcții sunt ignorate?
• Ce sisteme externe trebuie integrate?
• Ce procese sunt specifice companiei?
• Cât de des se schimbă regulile?
• Câți utilizatori vor lucra zilnic în sistem?
• Ce se întâmplă dacă aplicația este indisponibilă?

După aceste răspunsuri putem decide dacă este nevoie de un ERP custom, de o platformă operațională, de câteva integrări sau doar de o configurare mai bună a soluției existente.

Un scenariu în care ERP-ul standard este alegerea bună

Să luăm o companie mică de distribuție cu câțiva utilizatori, un depozit și procese clasice de achiziție, vânzare și facturare.

Dacă un ERP existent acoperă produsele, stocurile, clienții și documentele, iar magazinul online poate fi conectat la el, dezvoltarea unui ERP propriu probabil nu ar aduce suficientă valoare.

Este mai eficient să păstrăm produsul matur și să investim doar în integrarea necesară.

Un scenariu în care custom începe să devină interesant

Acum să luăm o companie cu mai multe puncte de lucru, reguli proprii de alocare a comenzilor, fluxuri diferite în funcție de tipul clientului, aprobări interne, prețuri calculate după condiții comerciale complexe și mai multe sisteme externe.

Dacă echipa gestionează aceste lucruri prin foi de calcul, email și operații manuale pentru că ERP-ul nu le poate reprezenta suficient de bine, dezvoltarea custom poate începe să aibă sens.

Nu pentru că firma vrea un software „mai modern”, ci pentru că există un cost operațional real pe care platforma îl poate reduce.

Uneori cea mai bună soluție este una hibridă

În practică, aceasta este o variantă pe care o consider foarte sănătoasă.

Păstrăm aplicațiile mature pentru zonele în care sunt bune și construim custom doar acolo unde businessul are nevoie de ceva specific.

Putem păstra ERP-ul pentru contabilitate și gestiune, CRM-ul pentru procesul comercial și dezvolta o platformă pentru operațiunile proprii companiei.

Prin API-uri, utilizatorul poate avea impresia că lucrează într-un singur ecosistem, chiar dacă în spate există mai multe aplicații.

Acest lucru reduce atât riscul proiectului, cât și cantitatea de funcționalitate care trebuie dezvoltată de la zero.

Întrebări frecvente

Este un ERP custom mai scump decât unul standard?

Investiția inițială este de regulă mai mare, deoarece sistemul trebuie analizat și dezvoltat. Costul total depinde însă de complexitate, numărul de utilizatori, licențele alternative și economia obținută prin automatizarea proceselor.

Cât durează dezvoltarea unui ERP custom?

Nu există o durată standard. Un sistem operațional concentrat pe câteva procese poate fi construit etapizat, în timp ce un ERP extins cu multe module și integrări poate deveni un proiect de durată. Estimarea trebuie făcută după analiza cerințelor.

Trebuie să înlocuiesc ERP-ul actual?

Nu. În multe proiecte este mai eficient să îl păstrăm pentru procesele pe care le gestionează bine și să construim o platformă separată pentru partea specifică businessului.

Se poate integra un ERP custom cu software-ul contabil?

Da, dacă software-ul respectiv oferă o metodă de integrare. Putem transmite documente, produse, clienți, stocuri sau alte informații în funcție de API-ul disponibil.

Pot începe cu un MVP?

Da și, în general, este preferabil să construim prima versiune în jurul celor mai importante procese. Ulterior sistemul poate fi extins pe baza folosirii reale.

Când nu merită un ERP custom?

Atunci când procesele sunt standard, un produs existent le acoperă bine și diferențele pot fi rezolvate prin configurare sau integrări fără costuri operaționale importante.

Concluzie

Alegerea dintre ERP custom și ERP standard nu ar trebui făcută după numărul de funcționalități sau după ideea că software-ul propriu este automat superior.

Un ERP standard este foarte eficient atunci când procesele companiei sunt apropiate de modelele pentru care a fost construit. O soluție custom devine interesantă atunci când modul de lucru al companiei este suficient de specific încât adaptarea permanentă la software produce costuri, erori și operații manuale.

În multe cazuri, nici măcar nu trebuie ales exclusiv unul dintre cele două. Putem păstra sistemele standard pentru funcțiile pe care le rezolvă bine și dezvolta o platformă proprie pentru partea care diferențiază businessul.

Dacă în compania ta există deja un ERP, dar procesele importante sunt gestionate prin Excel-uri, emailuri și aplicații care nu comunică între ele, putem analiza mai întâi unde se află problema. Vezi serviciile noastre de dezvoltare ERP custom, dezvoltare platforme web custom și integrări API sau discută cu noi despre proiect.